איפה נשמר המידע שלכם — ולמה ״בענן״ אינה תשובה

״בענן״ הוא לא מקום

המילה ענן נבחרה בכוונה כדי שלא תחשבו על זה יותר מדי. היא נכונה — אין לכם שרת בארון — אבל היא מטשטשת את העובדה הפשוטה שמאחוריה: המידע שלכם נמצא על דיסק פיזי, בתוך שרת, באולם מלא שרתים, בבניין עם כתובת, במדינה עם חוקים. מישהו מחזיק במפתח לבניין הזה, ומישהו אחר מחזיק במפתח לדיסק. שניהם, ברוב המקרים, לא אתם.

וזה בסדר גמור. רוב העסקים לא צריכים להחזיק שרת, וגם לא כדאי להם — הרחבנו על כך במאמר על אבטחת מידע לעסקים קטנים. השאלה אינה אם המידע יושב אצל מישהו אחר, אלא אצל מי, איפה, ובאילו תנאים. ואת זה מותר ואפשר לדעת.

ארבעת המקומות שבהם המידע באמת יושב

1. על מחשב אצלכם. קובץ אקסל, תוכנת הנהלת חשבונות ישנה, תיקיית סריקות. היתרון ברור — אתם יודעים בדיוק איפה זה. החיסרון ברור באותה מידה: דיסק אחד, בלי גיבוי שמישהו בדק, בחדר שאפשר להיכנס אליו. הסיכון כאן הוא לא האקר; הוא קפה, גניבה או עובד שלוקח את הלפטופ הביתה.

2. אצל ספק תוכנה. מערכת התורים, ה-CRM, תוכנת החשבוניות. אתם משלמים מנוי, והמידע יושב אצל הספק. אבל כמעט אף ספק בגודל הזה לא מחזיק שרתים משלו — הוא שוכר אותם מאמזון, מגוגל או ממיקרוסופט. כלומר יש שתי שכבות: הספק שאתם מכירים, וספק הענן שהוא בחר, במדינה שהוא בחר. שתי השכבות רשומות במסמכי הספק, בדרך כלל במדיניות הפרטיות או ברשימת ״ספקי משנה״. מעטים קוראים אותה.

3. בתוך פלטפורמה גדולה. גוגל דרייב, מיקרוסופט 365, ווטסאפ. כאן הגבול בין ״שלכם״ ל״שלהם״ דק במיוחד: התוכן שלכם, אבל המיקום, תנאי השימוש, מה קורה כשהחשבון ננעל ומה נשאר אחרי מחיקה — לא בשליטתכם. פלטפורמה היא ערוץ עבודה מצוין ומקום גרוע להיות המקום היחיד שבו יושב תיק לקוח.

4. במערכת שנבנתה לכם. כאן, ורק כאן, המקום הוא בחירה. מי שבונה לכם מערכת יכול להציב אותה בכל אזור של ספק הענן — ולפחות שניים מספקי הענן הגדולים מפעילים היום אזור פיזי בישראל. הבחירה הזאת נעשית פעם אחת, בתחילת הפרויקט, ומי שלא שואל עליה מקבל את ברירת המחדל של מי שבנה.

למה המדינה משנה

לא בגלל מהירות. שרת בפרנקפורט או בדבלין עונה ללקוח בתל אביב מהר מספיק, ולא תרגישו הבדל. המדינה משנה משלוש סיבות אחרות.

הדין. תקנות הגנת הפרטיות בישראל מתירות העברת מידע אישי אל מחוץ למדינה רק בתנאים — למשל כשהמדינה המקבלת מבטיחה רמת הגנה שאינה נופלת מזו שבישראל, כשנושא המידע הסכים, או כשהמקבל התחייב בכתב לעמוד בתנאי הדין הישראלי. מדינות האיחוד האירופי עומדות בתנאי הראשון; מדינות אחרות דורשות מסמך. ומאז שנכנס לתוקף תיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות, למי שלא יודע להגיד איפה המידע יושב יש בעיה גדולה יותר מפעם.

הגישה. מדינה שבה עומד השרת היא מדינה שרשויותיה יכולות, בתנאים מסוימים, לדרוש גישה אליו. לרוב העסקים זה תיאורטי. לעורכי דין, למטפלים ולמי שמחזיק מידע רפואי — זה שיקול שצריך להיאמר בקול, לא להיגלות בדיעבד.

הכתובת. כשמשהו משתבש — פריצה, מחיקה, מחלוקת עם ספק — אתם רוצים שיהיה מי שאפשר לפנות אליו בשפה שלכם ובבית משפט שאתם מכירים. ספק ישראלי שמאחסן בחו״ל הוא עדיין כתובת. ספק זר שמאחסן בחו״ל — פחות.

שלוש שאלות שכל ספק חייב לענות עליהן

אין צורך בייעוץ טכני כדי לשאול אותן, והתשובות אמורות להיות במסמכי הספק. אם הן לא שם — זו כבר תשובה.

איפה בדיוק. באיזה ספק ענן ובאיזו מדינה. ״בענן״ ו״בשרתים מאובטחים״ אינן תשובות. ״אצל אמזון, באזור אירלנד״ — כן.

מי עוד. רשימת ספקי המשנה: מי שולח את המיילים, מי מגבה, מי מספק את התמיכה ורואה מסכים. כל אחד מהם הוא עוד ידיים על המידע שלכם, וכל אחד מהם צריך להופיע ברשימה. את החובה לרשום את המאגר עצמו פירטנו במאמר על רישום מאגר מידע.

איך יוצאים. האם אפשר לייצא הכול — לא רק לצפות — בפורמט שתוכנה אחרת יודעת לקרוא; כמה זמן המידע נשמר אחרי סיום ההתקשרות; ומה נמחק, מתי, ואיך מוכיחים שנמחק. ספק שמקשה על היציאה בשעת החתימה יקשה עליה פי כמה בשעת הפרידה.

גיבוי שיושב באותו מקום אינו גיבוי

״יש לנו גיבוי״ הוא המשפט השני שבעלי עסקים אומרים בביטחון. ואז מתברר שהגיבוי יושב על אותו דיסק, או באותו חשבון, או אצל אותו ספק — כך שכל מה שמוחק את המקור מוחק גם אותו. גיבוי אמיתי עומד בשלושה תנאים פשוטים: הוא נמצא במקום אחר, הוא נעשה בלי שמישהו צריך לזכור, ומישהו שחזר ממנו קובץ לפחות פעם אחת ובדק שהוא נפתח.

התנאי השלישי הוא זה שנכשל כמעט תמיד. גיבוי שמעולם לא שוחזר הוא תקווה, לא גיבוי. ובמערכת שנבנתה לכם, זה בדיוק אחד הסעיפים שצריכים להיות כתובים בחוזה ההחזקה — פירטנו את הרשימה במאמר על כמה עולה להחזיק אתר או אפליקציה.

איך מגלים איפה המידע שלכם היום

עשרים דקות ודף אחד. לכל סוג מידע בעסק — לקוחות, חשבוניות, תכתובות, קבצים, יומן — כתבו ארבע עמודות: באיזו תוכנה זה יושב, מי הספק, באיזו מדינה השרת לפי המסמכים שלו, ומי אצלכם מחזיק בסיסמה. הרשימה הזאת מגלה כמעט תמיד את אותם שני ממצאים: מידע שיושב במקום אחד בלבד בלי גיבוי, ומידע שיושב בחמישה מקומות בלי שאף אחד יודע איזו גרסה נכונה.

שני הממצאים האלה הם נקודת ההתחלה של כל מערכת שנבנית נכון. לא רשימת פיצ׳רים, לא עיצוב — קודם איפה המידע, ורק אז מה עושים איתו. זה הסדר שאנחנו עובדים בו כשבונים מערכת ניהול לעסק, וזו גם הסיבה שהתשובה לשאלה ״איפה נשמר המידע שלכם״ צריכה להיות משפט אחד שאתם יודעים לומר בעל פה.

עשיתם את רשימת עשרים הדקות ולא בטוחים מה לעשות עם מה שגיליתם? שלחו לנו אותה — נגיד מה דחוף, מה יכול לחכות, ומה לא צריך אותנו בכלל.