WHERE IS YOUR DATA · Vie privée et sécurité des données
Où sont stockées vos données — et pourquoi « dans le cloud » n'est pas une réponse
Demandez à un chef d'entreprise où sont conservées les fiches de ses clients, et vous obtiendrez presque toujours la même réponse : « dans le cloud ». Demandez où dans le cloud, et c'est le silence. Ce n'est pas de la négligence : personne ne lui avait posé la question, et l'éditeur du logiciel ne s'est pas donné la peine de le dire. Pourtant, la réponse décide de ce qui se passe le jour où le prestataire disparaît, de qui peut jeter un œil, et de ce que le droit israélien attend de vous. Répondons-y donc.
« Le cloud » n'est pas un lieu
Le mot a été choisi précisément pour que vous n'y réfléchissiez pas trop. Il est exact — il n'y a pas de serveur dans votre placard — mais il brouille le fait tout simple qui se cache derrière : vos données sont sur un disque physique, dans un serveur, dans une salle pleine de serveurs, dans un bâtiment qui a une adresse, dans un pays qui a des lois. Quelqu'un détient la clé de ce bâtiment, et quelqu'un d'autre détient la clé du disque. Dans la plupart des cas, ni l'un ni l'autre n'est vous.
Et c'est très bien ainsi. La plupart des entreprises n'ont pas à exploiter un serveur et s'en porteraient plus mal — nous l'avons détaillé dans notre article sur la sécurité des données pour les petites entreprises. La question n'est pas de savoir si vos données sont chez quelqu'un d'autre, mais chez qui, où, et à quelles conditions. Cela, vous avez le droit de le savoir, et c'est facile à découvrir.
Les quatre endroits où vos données se trouvent vraiment
1. Sur un ordinateur chez vous. Un tableur, un vieux logiciel de comptabilité, un dossier de scans. L'avantage est évident : vous savez exactement où c'est. L'inconvénient l'est tout autant : un seul disque, aucune sauvegarde que quelqu'un ait jamais testée, dans une pièce où l'on entre librement. Le risque ici n'est pas un pirate : c'est un café renversé, un cambriolage, ou un salarié qui emporte l'ordinateur portable chez lui.
2. Chez un éditeur de logiciel. Le logiciel de rendez-vous, le CRM, l'outil de facturation. Vous payez un abonnement et les données sont chez l'éditeur. Mais presque aucun éditeur de cette taille ne possède ses propres serveurs : il les loue à Amazon, Google ou Microsoft. Il y a donc deux couches : l'éditeur que vous connaissez, et le fournisseur de cloud qu'il a choisi, dans le pays qu'il a choisi. Les deux figurent dans les documents de l'éditeur, généralement la politique de confidentialité ou la liste des « sous-traitants ». Très peu de gens la lisent.
3. Dans une grande plateforme. Google Drive, Microsoft 365, WhatsApp. Ici, la frontière entre « à vous » et « à eux » est particulièrement mince : le contenu est à vous, mais l'emplacement, les conditions d'utilisation, ce qui se passe quand le compte est bloqué et ce qui reste après suppression ne sont pas entre vos mains. Une plateforme est un excellent canal de travail et un mauvais choix comme seul endroit où existe un dossier client.
4. Dans un système développé pour vous. Ici, et ici seulement, l'emplacement est un choix. Celui qui développe votre système peut le placer dans n'importe quelle région de n'importe quel fournisseur de cloud — et au moins deux des grands fournisseurs exploitent aujourd'hui une région physique en Israël. Ce choix se fait une fois, au début du projet, et celui qui ne pose pas la question hérite du choix par défaut de celui qui a construit.
| Où | Qui détient la clé | Dans quel pays | Quand le prestataire disparaît |
|---|---|---|---|
| Ordinateur chez vous | Vous — et quiconque entre dans la pièce | Israël | Pas de prestataire ; un seul disque |
| Éditeur de logiciel | L'éditeur, et en dessous son fournisseur de cloud | Ce que l'éditeur a choisi ; c'est dans ses documents | Une courte fenêtre d'export, au mieux |
| Grande plateforme | La plateforme | Pas décidé par vous | La plateforme ne disparaît pas ; le compte, si |
| Système développé pour vous | Vous, dans un compte à votre nom | Ce que vous avez choisi — Israël compris | Le système reste ; vous changez de mainteneur |
Pourquoi le pays compte
Pas pour la vitesse. Un serveur à Francfort ou à Dublin répond à un client de Tel-Aviv assez vite pour que vous ne remarquiez rien. Le pays compte pour trois autres raisons.
Le droit. La réglementation israélienne sur la protection de la vie privée n'autorise le transfert de données personnelles hors du pays que sous conditions — par exemple lorsque le pays destinataire garantit un niveau de protection au moins équivalent à celui d'Israël, lorsque la personne concernée a donné son accord, ou lorsque le destinataire s'est engagé par écrit à respecter les conditions du droit israélien. Les États membres de l'Union européenne remplissent la première condition ; les autres pays demandent des papiers. Et depuis l'entrée en vigueur de l'amendement 13 à la loi sur la protection de la vie privée, ne pas savoir dire où sont vos données est un problème plus sérieux qu'avant.
L'accès. Le pays où se trouve un serveur est un pays dont les autorités peuvent, sous certaines conditions, en exiger l'accès. Pour la plupart des entreprises, c'est théorique. Pour les avocats, les thérapeutes et quiconque détient des informations médicales, c'est une considération qu'il faut dire à voix haute plutôt que découvrir après coup.
Un interlocuteur. Quand quelque chose tourne mal — une fuite, une suppression, un litige avec un prestataire — vous voulez quelqu'un que vous pouvez joindre dans votre langue et un tribunal que vous connaissez. Un prestataire israélien qui héberge à l'étranger reste un interlocuteur. Un prestataire étranger qui héberge à l'étranger, beaucoup moins.
Trois questions auxquelles tout prestataire doit répondre
Nul besoin de conseil technique pour les poser, et les réponses devraient déjà figurer dans les documents du prestataire. Si elles n'y sont pas, c'est déjà une réponse.
Où, exactement. Quel fournisseur de cloud et quel pays. « Dans le cloud » et « sur des serveurs sécurisés » ne sont pas des réponses. « Chez Amazon, dans la région Irlande », oui.
Qui d'autre. La liste des sous-traitants : qui envoie les e-mails, qui fait les sauvegardes, qui assure le support et voit les écrans. Chacun est une paire de mains de plus sur vos données, et chacun a sa place sur la liste. L'obligation de déclarer la base de données elle-même est traitée dans notre article sur la déclaration d'une base de données.
Comment on part. Peut-on tout exporter — et pas seulement consulter — dans un format qu'un autre logiciel sait lire ; combien de temps les données sont-elles conservées après la fin du contrat ; et qu'est-ce qui est supprimé, quand, et comment le prouve-t-on. Un prestataire qui complique le départ au moment de signer le compliquera bien davantage au moment de se séparer.
Une sauvegarde au même endroit n'est pas une sauvegarde
« On a une sauvegarde » est la deuxième phrase que les chefs d'entreprise prononcent avec assurance. Puis il s'avère que la sauvegarde est sur le même disque, ou dans le même compte, ou chez le même prestataire — si bien que tout ce qui efface l'original efface aussi la sauvegarde. Une vraie sauvegarde remplit trois conditions simples : elle est ailleurs, elle se fait sans que quelqu'un ait à y penser, et quelqu'un en a restauré un fichier au moins une fois pour vérifier qu'il s'ouvre.
La troisième condition est celle qui échoue presque toujours. Une sauvegarde jamais restaurée est un espoir, pas une sauvegarde. Dans un système développé pour vous, c'est précisément l'une des clauses qui doivent figurer dans le contrat de maintenance — nous les avons listées dans notre article sur ce que coûte réellement un site ou une application.
Comment savoir où sont vos données aujourd'hui
Vingt minutes et une feuille. Pour chaque type de données de l'entreprise — clients, factures, correspondance, fichiers, agenda — remplissez quatre colonnes : dans quel logiciel elles se trouvent, qui est le prestataire, dans quel pays est le serveur d'après ses documents, et qui chez vous détient le mot de passe. La liste fait presque toujours apparaître les deux mêmes constats : des données qui ne sont qu'à un seul endroit, sans sauvegarde, et des données qui sont à cinq endroits sans que personne sache quelle version est la bonne.
Ces deux constats sont le point de départ de tout système bien construit. Pas une liste de fonctions, pas un design : d'abord où sont les données, et seulement ensuite ce qu'on en fait. C'est l'ordre dans lequel nous travaillons, et vous verrez le type de résultat que cela donne sur notre page dossiers clients. C'est aussi pourquoi la réponse à « où sont stockées vos données » devrait tenir en une phrase que vous savez dire de mémoire.
Comment nous travaillons avec ça. Un système que nous développons est hébergé dans un compte cloud au nom du client, pas au nôtre, dans une région choisie ensemble au début du projet — et, sauf raison contraire, en Israël. L'export complet dans un format ouvert fait partie du système dès le premier jour, ce n'est pas une demande à déposer. Et si demain vous préférez un autre mainteneur, le système reste chez vous et les clés lui sont remises. C'est ainsi que cela doit fonctionner, et cela ne devrait pas coûter plus cher.
Vous avez fait la liste de vingt minutes et vous ne savez pas quoi faire de ce que vous avez trouvé ? Envoyez-la-nous : nous vous dirons ce qui est urgent, ce qui peut attendre, et ce qui n'a pas besoin de nous du tout.
Questions fréquentes
C'est quoi, au juste, « le cloud » ?
Le cloud, c'est l'ordinateur de quelqu'un d'autre. Plus précisément : une salle remplie de serveurs, dans un bâtiment précis, dans un pays précis, exploitée et louée par une société comme Amazon, Google ou Microsoft. Quand un éditeur de logiciel dit que vos données sont « dans le cloud », il veut généralement dire qu'il loue un serveur chez l'une de ces sociétés. Le mot est exact, mais il ne répond pas à la question qui compte : dans quel pays se trouve le serveur, et qui détient la clé.
Une entreprise israélienne a-t-elle le droit de conserver des données clients sur un serveur à l'étranger ?
Oui, sous conditions. La réglementation israélienne sur la protection de la vie privée n'autorise le transfert de données personnelles hors du pays que dans certains cas — par exemple lorsque le pays destinataire garantit un niveau de protection au moins équivalent à celui d'Israël, lorsque la personne concernée a donné son accord, ou lorsque le destinataire s'est engagé par écrit à respecter les conditions du droit israélien. La plupart des grands prestataires disposent d'un document qui couvre ce point, mais c'est à vous de vérifier qu'il existe et qu'il vise bien Israël.
Mes données sont dans Google Drive ou WhatsApp : sont-elles à moi ?
Le contenu, oui ; le contrôle, beaucoup moins. Vous pouvez télécharger les fichiers et exporter les conversations, mais vous ne décidez ni où ils sont stockés, ni ce qui se passe quand le compte est bloqué, ni ce que la plateforme conserve après votre suppression. Pour une entreprise, cela signifie qu'une plateforme convient comme canal de travail, pas comme seul endroit où vit un dossier client. Ce qui compte doit aussi se trouver quelque part où vous avez la main.
Qu'advient-il de mes données si l'éditeur du logiciel ferme ?
Cela dépend de ce que vous avez convenu au départ. Un éditeur qui ferme proprement laisse en général une fenêtre de quelques semaines pour exporter, puis supprime. Un éditeur qui disparaît ne laisse rien. D'où trois questions avant de signer : peut-on tout exporter dans un format ouvert et pas seulement consulter, combien de temps les données sont-elles conservées après la fin du contrat, et qu'est-ce qui est supprimé, et quand. La quatrième question est pour vous-même : à quand remonte la dernière fois où vous avez réellement exporté et vérifié que le fichier s'ouvre ?
Comment savoir où sont mes données aujourd'hui ?
Faites une liste de vingt minutes. Pour chaque type de données — clients, factures, correspondance, fichiers — notez dans quel logiciel elles se trouvent, qui est le prestataire, dans quel pays est le serveur d'après ses documents, et qui chez vous détient le mot de passe. Dans la plupart des entreprises, la liste révèle deux choses : des données qui ne sont qu'à un seul endroit, sans sauvegarde, et des données qui sont à cinq endroits sans que personne sache quelle version est la bonne. Ces deux constats valent plus que n'importe quel conseil.
Sources
- Autorité israélienne de protection de la vie privée — règlements sur la protection de la vie privée — les règlements applicables à quiconque détient une base de données personnelles, y compris les obligations de sécurité et les conditions de transfert de données hors d'Israël.
- Commission européenne — décisions d'adéquation — la liste officielle des pays dont l'Union européenne reconnaît le niveau de protection des données personnelles, Israël compris.
- AWS — régions et zones de disponibilité — la carte des régions physiques d'Amazon, dont celle d'Israël ; c'est là qu'on vérifie où se trouve réellement un serveur.
- Google Cloud — emplacements — la carte équivalente de Google, avec sa région en Israël.
Vous ne savez pas où sont vos données ?
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